¿Qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento?
El primer paso es entender la visión del evento.
Primero debemos definir esta actividad. ¿Qué tipo de actividad es esta?
Lanzamiento de nuevo producto/rueda de prensa/vista previa a los medios/ceremonia de inauguración corporativa/reapertura de nueva tienda actividades de "sensibilización".
¿Cuál es el “contenido” del evento?
¿Cuál es el objetivo del evento?
A. Incrementar directa o indirectamente las ventas
B. Cobertura mediática y aumentar la exposición
C Incrementar la visibilidad entre los usuarios
No. No seas codicioso, elige los principales objetivos que deseas alcanzar y escríbelos. Este es el núcleo, y cualquier operación posterior se llevará a cabo en torno a este objetivo. Si algo no aporta ningún valor a los participantes y no le ayuda a alcanzar su objetivo principal, entonces no tiene sentido organizar el evento.
El segundo paso es formular un presupuesto financiero para este evento y resolver el problema de costos.
1. ¿Qué tipo de empresas son adecuadas para patrocinar este evento?
2. ¿Con qué recursos de patrocinio cuentas actualmente? ¿Cuáles son los potenciales?
3. ¿Qué tipo de patrocinadores apreciarán su evento y brindarán a sus invitados una mejor experiencia?
4. ¿Qué puedes ofrecer a los patrocinadores?
5. ¿Qué tipo de relación puedes establecer con estas empresas/marcas? ¿Puedes disfrutar de recursos o desarrollo a largo plazo?
Recordatorio: en este paso, debe tener sólidas habilidades de relaciones públicas, ser flexible y saber utilizar los recursos circundantes.
Por ejemplo, si sabes que vas a decorar tu evento con flores (los detalles determinan el éxito o el fracaso, las flores juegan un papel muy importante en un evento), tal vez puedas hacerlo presentando algunos patrocinadores o Puedes comprar las flores directamente al proveedor y luego pedirle a un diseñador que las reorganice y arregle, lo que puede ahorrar dinero.
Si el evento lo organiza una empresa particularmente de alta tecnología, intente proporcionar servicios de carga inteligente de teléfonos móviles o WIFI (actividades al aire libre) y otros patrocinios en el lugar de su evento.
Por supuesto, antes de esto, es necesario hacer una breve introducción al patrocinador de la marca o a la empresa cooperativa, incluidos los detalles del evento, la presentación y el desarrollo de la empresa, el número esperado de participantes en el evento, y lo que el evento puede aportarles el retorno es el llamado plan de inversión.
Nota: Generalmente se debe reservar entre un 10 y un 13% del presupuesto para gastos inesperados.
Paso 3: Elige la ubicación del evento
Este paso debe considerar las siguientes preguntas:
1. ¿Es este lugar adecuado para tu audiencia?
2. ¿Este recinto aportará valor añadido a tu evento? ¿Puedes también proporcionar algunos recursos?
3. ¿Está dentro de tu presupuesto?
4. ¿El lugar es lo suficientemente grande para acomodar la cantidad de invitados que esperas?
5. ¿Es conveniente el transporte? Si los huéspedes necesitan conducir, ¿hay suficientes plazas de aparcamiento?
6. ¿Algunos invitados importantes necesitan organizar el transporte?
7. ¿Hay escenario, AV, pantalla LED, etc.? ¿Hay un montacargas en el sitio de construcción para permitir un fácil acceso hacia y desde este equipo?
8. ¿Los baños son adecuados para los huéspedes?
9. ¿Hay suficiente energía para transportar el equipo durante el evento?
10. ¿Si hay un equipo de megafonía, supondrá molestar a los vecinos?
Seleccione una fecha y hora
1. ¿Qué fecha y hora son apropiadas para sus participantes? ¡Por supuesto que desea que asistan los clientes objetivo de su marca!
2. ¿Cuál es un día/semana típico para sus clientes potenciales?
3. ¿Durante qué periodos de tiempo o días es probable que estén ocupados?
Por ejemplo, no deseas organizar un evento de networking para la planificación de eventos el fin de semana porque los profesionales de su industria también están ocupados con sus trabajos en ese momento.
Consejo: No olvide consultar el calendario y en línea para ver si la fecha de su evento coincide con las vacaciones de alguno de sus asistentes, así como las fechas de otros eventos y reuniones de la industria.
El quinto paso es establecer la línea principal de actividades.
Este paso se vuelve más interesante desde el principio. No continúe con el siguiente paso hasta que haya completado este paso. Su principal línea de actividad es similar a CreativeBrief, o derivada de creative brief. ¿Qué es un resumen creativo? Cuando el equipo del cliente complete su investigación, enviará una lista de información y requisitos clave al equipo creativo en forma de resumen. Como propietario de una empresa, puede ser tanto propietario de una gran empresa como director de arte, y comprenderá a sus clientes y de qué se trata su empresa mejor que la mayoría. Si desea crear un resumen creativo completo que contenga ideas y pueda guiarlo a usted y a todos los empleados en esta actividad, debe considerar las siguientes preguntas:
1. Asegúrese de transmitir su mensaje rápidamente en oraciones cortas y fáciles de entender.
2. ¿Por qué necesitamos hacer publicidad? /¿Qué mensaje queremos transmitir a los participantes, qué tipo de interacción tenemos?
3. ¿Para qué sirve esta actividad? ¿Presentar su marca/producto?
4. ¿Dile a los usuarios que tenemos algo nuevo y emocionante que están buscando?
5. ¿Quién es tu audiencia? Póngase en su posición y perspectiva, piense a su manera, observe su estilo de vida y personalidad y luego concluya qué los inspira.
6. ¿Qué están pensando ahora? En otras palabras, ¿cómo ven su marca/producto?
7. ¿Cómo quieres que vean tu marca/producto?
8. Ponte en su lugar y utiliza la forma de pensar de la otra persona para saber qué está pensando.
9. ¿Qué cosas grandes o pequeñas puedes hacer para inducir sus pensamientos?
10. ¿Qué es lo más importante que podemos decirles? ¡Solo uno! Piensa en el eslogan de tu marca.
11. ¿Por qué deberían creerte? Da algunos otros ejemplos para respaldar tu afirmación.
12 ¿Existen pautas creativas para esta actividad?
13. ¿Cómo te sientes con todo el incidente? ¿Cómo no debería verse?
14. ¿Ha asumido algún compromiso con los coorganizadores/socios que deba reflejarse en la creatividad?
15. ¿Hay alguna restricción en el lugar?
El sexto paso es formular un plan de promoción.
Creo que las personas que lean este artículo deberían ser profesionales del departamento de marketing o directivos de la empresa, así que no entraré en detalles sobre esta parte, pero esta parte tiene un propósito: crear un cartel para esto. evento. !
Por supuesto, las redes sociales se pueden utilizar para detonar temas, bombardear información, etc. Para llamar la atención, cree también un hashtag único para esta campaña. Ya sea dar un paso más allá ofreciendo algún regalo relacionado con el evento o la marca, como fotografías profesionales para los invitados, un fotomatón muy distintivo y creativo, o una botella de vino tinto ganada en un sorteo, etc.
¿Por qué hacer esto? Porque si quieres poner tu logo en algo, más vale que sea un regalo que los visitantes puedan llevarse a casa y que valga la pena lucirlo.
Consejo: Hay muchas cosas a considerar al ejecutar un plan promocional, pero aquí hay algunos recordatorios clave:
1 No ignore las cuentas de redes sociales (WeChat, Weibo) para publicar anuncios y cambios sobre eventos. Preste siempre atención a los problemas y quejas en las plataformas sociales e interactúe con los usuarios en todo momento.
2. Comuníquese con algunos KOL, celebridades de Internet o blogueros famosos para ver si están dispuestos a publicar mensajes de patrocinio en Moments o cuentas sociales y vincularlos a páginas de actividades comerciales. Muchos programas de patrocinio incluyen valiosas recomendaciones en plataformas sociales.
3. Piense en los sitios web, las aplicaciones y los lugares sin conexión a los que suelen acudir sus usuarios estándar. Desde el principio, es necesario considerar dónde encontrar usuarios estándar. Foros, blogs, sitios web, asociaciones y comunidades son buenos canales.