¿A qué cuestiones deberían prestar atención los comunicados de prensa corporativos?
2. Lo mejor es describir el contenido principal de la reunión en el nombre de la misma. Por ejemplo, "la conferencia informativa sobre el lanzamiento de nuevos productos de una determinada empresa en 2005".
3. Por lo general, es necesario escribir la hora, el lugar y el organizador de la reunión. Se puede escribir en una fuente un poco más pequeña debajo del título principal de la reunión.
4. En ocasiones, puedes elegir un título simbólico para la reunión. En este momento, generalmente puedes adoptar el método de agregar un tema y un subtítulo. El subtítulo describe el contenido de la reunión y el tema expresa el significado principal que la empresa quiere expresar. Por ejemplo: conferencia informativa sobre la adquisición de Qingdao Yatai por parte de Haitian Five-Star Electric
Selección de hora de la conferencia de prensa
La hora del comunicado de prensa es generalmente la hora que determina cuándo se publicarán las noticias. difundido o publicado.
Dado que la mayoría de las noticias publicadas por los medios impresos no se pueden obtener hasta el día siguiente, es mejor programar la conferencia de prensa para la tarde del lunes, martes y miércoles. Se garantiza que la hora de la reunión será aproximadamente una hora. hora, de modo que El efecto in situ de la conferencia de prensa y el efecto de la conferencia de prensa después de la reunión están relativamente garantizados.
Intenta no elegir horarios de reunión por la mañana o por la noche. Por etiqueta, algunos organizadores esperan almorzar o cenar con los periodistas después de la reunión. Esto no es aconsejable. Si los periodistas no son invitados a participar en conferencias de prensa experienciales durante un largo período de tiempo, generalmente no hay necesidad de hacer arreglos similares.
Algunos anuncios de eventos importantes se llevan a cabo en forma de cenas, y también se invita a los periodistas a asistir. Sin embargo, el momento para la publicación de noticias debe fijarse en la etapa inicial, al menos para garantizar que la entrevista del periodista pueda terminar relativamente temprano para garantizar la publicación en los medios al día siguiente.
En cuanto a la elección del tiempo, también se deben evitar eventos políticos importantes y eventos sociales. Las grandes tareas de información de los medios sobre estos eventos diluirán el efecto comunicativo de las conferencias de prensa corporativas.
La disposición del lugar de la conferencia de prensa
El lugar se puede elegir al aire libre (en el lugar del evento, conveniente para que los fotógrafos tomen fotografías) o en el interior. Dependiendo del tamaño de la reunión, las reuniones en el interior se pueden organizar directamente en la oficina de la empresa o en un hotel. Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas Desde el punto de vista de la imagen corporativa, para reuniones importantes se deben elegir hoteles de cinco o cuatro estrellas.
Los hoteles tienen diferentes estilos y diferentes posicionamientos. El estilo del hotel debe ser coherente con el contenido de la conferencia. También considere si la ubicación tiene transporte conveniente y es fácil de encontrar. Incluyendo la distancia de los principales medios de comunicación y personas importantes, ¿es conveniente el transporte y el estacionamiento?
A la hora de buscar un lugar para realizar una conferencia de prensa, las unidades editoriales también deben considerar las siguientes preguntas:
¿Cuál es la capacidad de la sala de conferencias? ¿Cuál es el tamaño de la tribuna? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Conjunto, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados? ¿Suministros de alojamiento, alcohol, alimentos y bebidas? ¿El precio es razonable? ¿Hay espacio desperdiciado?
- Configuración de fondo. El tablero de antecedentes temático contiene el tema de la conferencia, la fecha y, a veces, la ciudad donde se llevará a cabo la conferencia. El color y la fuente deben ser hermosos y generosos. El color puede basarse en el VI corporativo. Si el hotel lo organizará en su nombre.
- Decoración del entorno del hotel, como banners de hotel, banners verticales, globos serpentinas, arcos, etc. Si el hotel permite la decoración. Si el departamento de gestión de apariencia de la ciudad local tiene alguna restricción, etc.
Disposición de los asientos en las conferencias de prensa
Ubicación: las conferencias de prensa generalmente se organizan con una tribuna y escritorios debajo. Preste atención para determinar el personal en la tribuna. Es necesario colocar tarjetas de sesión para facilitar que los periodistas registren los nombres de los oradores. El principio de colocación es "las personas más altas están al frente y las personas que te pertenecen están detrás".
Hoy en día, muchas reuniones adoptan el método de colocar solo al anfitrión y al orador en la tribuna, y los invitados distinguidos se sientan debajo de la primera fila. Algunas reuniones informales centradas en el debate toman la forma de mesas redondas.
Ahora hay más reuniones colocadas en la mesa de conferencias. El portavoz se sienta en el medio, con los asientos de los periodistas visitantes a ambos lados y enfrente, lo que facilita la comunicación. También es útil para los fotógrafos tomar fotografías.
Presta atención a la reserva de asientos. Normalmente habrá algunos asientos sin mesa al fondo.
Otros arreglos de utilería
El atrezzo principal son micrófonos y equipos de sonido. Algunos elementos que requieren demostraciones de computadora incluyen proyectores, computadoras portátiles, equipos de enlace, equipos de conexión a Internet, pantallas de proyección, etc. Los equipos relacionados deben depurarse repetidamente antes de la reunión para garantizar que no haya fallas.
El diseño del fondo y el diseño periférico del sitio de la conferencia de prensa deben organizarse con anticipación. Generalmente, existen carteles de orientación y bienvenida en el lobby, entradas de ascensores y rincones. La mayoría de los hoteles cuentan con este servicio. Puede pedirle a la señora de etiqueta que lo salude con anticipación. Si la reunión está programada dentro de la empresa, se debe organizar personal adecuado para guiar a los periodistas. Antes del lanzamiento de la rueda de prensa, prepare la información para la rueda de prensa
Información proporcionada a los medios, generalmente en forma de bolsos o carteras publicitarias, debidamente organizada y ordenada, y luego distribuida a los medios antes de la rueda de prensa el orden deberá ser el siguiente:
1 Agenda de la reunión
2. Nota de prensa
3. p>4. Antecedentes del ponente. (Debe incluir título, experiencia principal, logros, etc.)
5. Perfil de la empresa
6. (Si es un comunicado de prensa sobre un nuevo producto)
7. Imágenes relacionadas
8. Recuerdos (o cupones)
9. persona a cargo de las noticias corporativas (entrevistas adicionales después de que se publique la noticia y se envíen al contacto después de que se publique la noticia)
10. Papel con membrete en blanco y bolígrafo (conveniente para que los periodistas registren)
Determinación del portavoz para la conferencia de prensa
La conferencia de prensa también es una buena oportunidad para que los funcionarios corporativos interactúen con los medios, así que aprovéchela. Los portavoces que representan la imagen de una empresa pueden tener un impacto significativo en la percepción pública. Si su desempeño es deficiente, sin duda se reflejará mal en la empresa.
Un portavoz debe cumplir generalmente las siguientes condiciones:
- Una de las figuras principales de la empresa - el portavoz debe ocupar una posición de autoridad en la empresa y tener derecho a hablar. en nombre de la empresa.
-Buena apariencia y dotes de presentación. Los portavoces deben ser conocedores, elocuentes, buenos para escuchar, receptivos y de apariencia ordenada, incluido el lenguaje corporal.
-La capacidad de ejecutar el plan original y ajustarlo de manera flexible.
-La capacidad de controlar y movilizar el ambiente de las reuniones.
Preparación para que el portavoz responda preguntas de los periodistas
En una rueda de prensa, después de que habla el portavoz, suele haber un enlace para responder preguntas de los periodistas. Puede mejorar plenamente la comprensión del periodista sobre todo el evento noticioso y la comprensión de la información de fondo a través de la comunicación entre ambas partes. Los líderes que estén preparados y sean accesibles para aceptar entrevistas con los medios pueden mejorar aún más los materiales noticiosos publicados en la conferencia de prensa.
Al responder las preguntas de los periodistas, una persona generalmente será responsable de responder. Si es necesario, otro personal ayudará a responder preguntas más profesionales.
Antes de la reunión, el organizador debe preparar un memorando para las preguntas y respuestas de los periodistas y obtener consenso de antemano. En particular, el encuestado principal y el encuestado complementario deben obtener ****.
Durante la reunión, debe responder las preguntas de los periodistas con cuidado. Puede dejar de lado las preguntas irrelevantes o demasiado largas con tacto. Para las preguntas que involucren secretos corporativos, puede decirles directamente y con tacto. secretos, y algunos pueden responderlos con tacto. Un enfoque de "sin comentarios" no es apropiado. Para preguntas complejas que requieren muchas explicaciones, simplemente puede responder los puntos clave y pedirles que lo comenten después de la reunión.
A algunas empresas les gusta programar preguntas para los medios con antelación para evitar que hagan preguntas difíciles y delicadas. Esto no es aconsejable.
Invitar a periodistas a asistir a conferencias de prensa
Las habilidades de invitación a los medios son muy importantes. Es necesario atraer a los periodistas para que participen sin revelar demasiadas noticias para ser publicadas. En términos de densidad de invitaciones de los medios, no debería ser ni demasiada ni demasiado poca.
En términos generales, las empresas deberían invitar a participar a periodistas de departamentos comerciales con los que tengan una relación estrecha. Si es necesario, si el ambiente en el evento es cálido, deberían inclinarse por dejar que los periodistas de texto y los fotógrafos vayan juntos.
El tiempo de invitación es generalmente de 3 a 5 días de anticipación, y se pueden dar recordatorios apropiados el día antes de la reunión. Los periodistas de los medios con más contactos pueden ser invitados directamente por teléfono. Los medios relativamente desconocidos o que publican contenidos más serios y solemnes pueden utilizar invitaciones escritas.
Crear suspenso adecuadamente puede atraer el interés de los periodistas por el comunicado de prensa. La alternativa es no revelar la noticia antes de la reunión y darles una sorpresa. Impulsados por la idea de "Quiero ser el primero en informar esta noticia", muchos medios de comunicación se apresurarán a escribir informes. Si la noticia se divulga con anticipación, en palabras de los periodistas, "los recursos informativos se destruyen". Si ve que otros periódicos lo han informado, su entusiasmo por escribir la noticia se reducirá considerablemente y es posible que incluso no desee publicarla. eso de nuevo. No importa cuán familiarizada esté una empresa con algunos periodistas, es imposible filtrar el contenido de las noticias importantes antes de una conferencia de prensa.
En el proceso de invitar a los reporteros, se debe prestar atención al hecho de que se deben invitar a los reporteros, no al personal del departamento comercial de publicidad en los medios. A veces, el personal de publicidad de los medios quiere aprovechar la reunión como una oportunidad para hacer contactos comerciales y prometer ayudar a publicar artículos. En este caso, deben negarse.
Varios malentendidos sobre las ruedas de prensa
Mito 1: No hay rueda de prensa. Algunas empresas parecen tener predilección por realizar conferencias de prensa. Muchas veces las empresas no tienen grandes novedades, pero para mantener cierto grado de influencia y demostrar su existencia tienen que realizar ruedas de prensa de vez en cuando. El resultado es que las empresas dedican mucho esfuerzo pero obtienen pocos beneficios. La falta de noticias hace que los organizadores a menudo se devanen los sesos en el formato de la conferencia de prensa. Es animada, pero el efecto no es ideal. Si es demasiado ruidosa, los participantes recordarán el formato animado pero se olvidarán del organizador. Lo que quieres expresar.
Mito nº2: El tema del comunicado de prensa no está claro. Desde la perspectiva de una empresa, el organizador está ansioso por sacar a relucir la gloriosa historia de sus antepasados durante ocho generaciones y decirle a la gente cuándo obtener medallas de oro, cuándo obtener certificados, cuándo ocupar el primer lugar y cuándo donar dinero a la escuela. Pero a los ojos de los medios, las cosas que están fuera de tema son sólo papel de desecho.
Algunas empresas tienen miedo de exponer secretos comerciales durante el proceso de comunicación. Siempre son vagas cuando se trata de datos específicos y "miran a su alrededor" cuando se trata de temas delicados. O se niegan a comentar o lo hacen. en el proceso de investigación. De esta manera, las empresas no podrán proporcionar lo que los medios quieren saber; las empresas se tomarán la molestia de proporcionar información a la que los medios no quieren prestar atención.