¿Qué es la etiqueta de recepción?
La recepción, al igual que las visitas, también puede desempeñar un papel en la mejora de las conexiones, la eficiencia en el trabajo, el intercambio de sentimientos y la comunicación de información. También es un método social utilizado a menudo por individuos y organizaciones.
Tipos de recepción
Existen diferentes tipos de recepción en función de diferentes estándares. Con carácter general, existen los siguientes aspectos:
(1) Según los objetos de recepción.
①Recepción oficial. Es la recepción entre superiores y subordinados y entre organismos paralelos para completar actividades oficiales.
②Recepción de empresas. Se trata de una actividad de recepción con algún fin comercial.
(3) Recepción de cartas y visitas. Se refiere a los departamentos gubernamentales que reciben a los peticionarios.
4 Recepción del consumidor. Se refiere a la recepción en actividades de consumo.
⑤ Recepción por parte de amigos. Se refiere a la recepción entre amigos que potencia la amistad y fortalece las conexiones.
⑥Recibir invitados extranjeros. Se refiere a la labor de recepción en actividades de relaciones exteriores.
(2) Según ubicación de recepción.
①Recepción interior. Se refiere al personal de agencias y grupos gubernamentales que reciben diversos visitantes en sus propias oficinas y salas de recepción.
②Recepción exterior. Se refiere a la recepción de los visitantes a su llegada, acompañándolos durante su estancia y despidiéndolos.
Aunque los tipos de recepciones son diferentes, la etiqueta y los principios deben ser más o menos los mismos.
El principio de aceptación
Al recibir visitantes, ya sea una organización o un individuo, esperamos que los invitados lleguen impulsivamente y se vayan satisfechos. Para lograr este objetivo se deben seguir durante el proceso de acogida los principios de igualdad, entusiasmo, cortesía y amabilidad.
En las actividades de interacción social, independientemente del tamaño de la unidad, el nivel de la empresa, la distancia de los amigos o las similitudes y diferencias de estatus, debemos tratarnos como iguales, con cortesía, y con calidez y amabilidad. Sólo así podremos ganarnos el respeto y el amor de los visitantes y lograr el propósito de comunicar información, intercambiar sentimientos y hacer amigos.
Preparación para la recepción
La "reciprocidad" es una antigua virtud tradicional. Hay tanto visitas como recepciones. Preste atención a la etiqueta cuando visite y, por supuesto, también preste atención a la etiqueta al recibir invitados. En términos de preparación de la recepción, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:
(1) Consideración integral y arreglos bien pensados
1 vez. Como recepcionista, ya sea de negocios o de amigos, recuerde la fecha y hora específica de su visitante. Antes de que lleguen los invitados, debemos hacer todos los preparativos. Si un huésped llega inesperadamente sin previo aviso, la recepcionista debe detenerse inmediatamente y tratarlo con calidez, sin importar lo ocupada que esté.
Dos lugares. El lugar de recepción es lo que solemos llamar salón de recepción. Antes de que lleguen los invitados, limpie cuidadosamente la sala de recepción y coloque algunas flores según la situación específica. En circunstancias normales, primero conviene ordenar y preparar algunos cigarrillos, frutas, bebidas, juegos de té, etc. Si se trata de una reunión de negocios u otra reunión formal, también debe preparar algunos artículos de papelería y materiales relacionados que puedan usarse para facilitar su uso y consulta. En resumen, el diseño de la sala de recepción debe ser limpio, hermoso y conveniente.
③ Toma el control. Debes saber qué medio de transporte tomarán tus invitados antes de llegar. Si viene en automóvil, puede estar preparado en la puerta de su casa; si llega en automóvil, tren, avión o barco, debe estar preparado para que lo recojan en la estación. A la hora de recoger pasajeros, si la empresa dispone de coche, deberá conducir el coche hasta la estación, terminal o aeropuerto para esperar a los pasajeros. Al mismo tiempo, debe preparar una tarjeta de recogida en la que estén escritas las palabras "Bienvenido al grupo" o "Bienvenidos camaradas" o "Recepción". Levante su tarjeta de recogida al saludar para que los invitados puedan reconocerla. Realizar estas tareas correctamente puede brindar a los huéspedes una sensación cálida y reflexiva, y no les causará dificultades ni problemas debido a un entorno desconocido o un transporte inconveniente.
4 alojamientos. Al organizar el alojamiento, primero debemos comprender los hábitos de vida de los huéspedes; en segundo lugar, debemos hacer todo lo posible para no desperdiciar dinero.
5 especificaciones. Las especificaciones de recepción deben organizarse de acuerdo con la situación específica de los invitados, ni demasiado altas ni demasiado bajas. El personal principal de recepción debe organizarse de acuerdo con diferentes especificaciones. Estas tareas deben realizarse antes de que lleguen los invitados, de lo contrario habrá una situación embarazosa en la que a nadie le importará.
⑥ Vestimenta e instrumentación. Una apariencia hermosa es la encarnación de un alma hermosa, y una apariencia hermosa es respeto por la sociedad y los demás. Si la ropa de una persona no cumple con los requisitos de una determinada ocasión, provocará malentendidos.
El destinatario debe estar preparado adecuadamente para su vestimenta y apariencia y no ser informal. Especialmente en verano, se debe tener cuidado de no usar camisetas, pantalones o pantuflas al recibir invitados. En todo momento y en todos los países se ha vinculado directamente la limpieza del aspecto del anfitrión con el respeto hacia los invitados.
⑦Habla. Un saludo es un lenguaje de saludo que se utiliza para saludar a los invitados. Generalmente, no es necesario hacer preparativos por escrito, pero cuando se reúna con invitados, debe decir "Bienvenido a su llegada", "Bienvenido a su trabajo" y "Bienvenido a su visita". Para algunas grandes recepciones, deberíamos preparar algunos breves discursos de bienvenida por escrito.
Además, por lo general, durante las recepciones oficiales importantes se deben preparar algunos lemas de bienvenida que muestren respeto hacia los visitantes.
(2) Entender a los invitados.
Como recepcionista debes conocer al detalle la situación del visitante, ser consciente de ello y hacer un buen trabajo en recepción. Para entender a los invitados lo principal es entender el propósito, género, número de personas, nivel laboral, si hay parejas que viajan juntas, etc.
Los huéspedes vienen con un propósito. Sólo entendiendo el propósito del invitado podremos prepararnos para la reunión de manera específica. Comprender el número y sexo de los invitados, si hay parejas que viajan juntas, para facilitar la organización del transporte y el alojamiento, y evitar una preparación insuficiente y una mala recepción; comprender el nivel de trabajo, para que el anfitrión pueda preparar una recepción con la correspondiente; presupuesto.
Especificaciones de recepción
(1) Recepción punto a punto. Se refiere a la recepción donde la posición y el nivel del acompañante coinciden aproximadamente con la posición y el nivel del huésped. Es el más común en el trabajo de recepción. En términos generales, la empresa debería enviar a un compañero de cierto nivel para acompañar a un invitado de cualquier rango en una familia, ¿quién es el amigo aceptado? Los líderes de unidad u otros miembros de la familia sólo pueden realizar visitas como cortesía.
(2) Recepción de alto nivel. Se refiere a la recepción de una persona que tiene un estatus superior al de un visitante. Este tipo de acuerdo de recepción se basa principalmente en las siguientes consideraciones: primero, la agencia de liderazgo superior envía personal para inspeccionar la situación laboral y transmitir instrucciones orales; segundo, las agencias paralelas envían personal para discutir temas importantes; tercero, las agencias de nivel inferior; tiene asuntos importantes para pedir instrucciones; en cuarto lugar, las celebridades vienen a entrevistar o las personas avanzadas pueden dar informes. En general, el motivo de las recepciones de alto nivel es que las cosas importantes y las personas importantes requieren la asistencia directa del responsable.
(3) Recepción de bajo nivel. Se refiere a la recepción de visitantes cuya posición es más baja que la del visitante. También es un método de recepción común. Por ejemplo, cuando los líderes superiores vienen a investigar e inspeccionar el trabajo, y el propósito de los visitantes es visitar y estudiar, se les puede tratar con estándares bajos. Pero en este tipo de recepción se debe prestar especial atención a la calidez y la cortesía.
Etiqueta de bienvenida
Recibir a los invitados es una de las etiquetas importantes en la recepción. No sólo muestra el entusiasmo del propietario, sino que también brinda a los visitantes una sensación agradable como la brisa primaveral. En términos generales, las especificaciones de etiqueta incluyen los siguientes aspectos:
(1) Reunión
"Tres pasos para recibir a los invitados y siete pasos para despedirlos" es la etiqueta tradicional china. La etiqueta para recibir invitados debe separarse naturalmente de la etiqueta ordinaria para mostrar la sinceridad del anfitrión. Cuando los invitados lleguen puntualmente a la hora acordada, el anfitrión deberá recibirlos con antelación. Si recibes a amigos en casa, lo mejor es que la pareja salga junta a saludar a los invitados. Al reunirse con los invitados, el anfitrión debe saludarlos calurosamente, extender la mano para expresarles la bienvenida y al mismo tiempo decir "Gracias por su arduo trabajo en el viaje", "Bienvenido" y "Hola". Si un huésped lleva algo pesado, ofrézcase a llevarlo, pero no lleve el bolso ni el maletín del huésped. Para las personas mayores o los invitados que tienen mala salud, den un paso adelante para ayudar a mostrar preocupación.
(2) Tomar el autobús
Al subir al autobús, el personal de recepción debe abrir la puerta a los invitados, subir al autobús por la derecha y luego subir por la autobús de atrás hacia la izquierda. En cuanto a los asientos en el automóvil, los mayores deben sentarse en la última fila (dos asientos en la última fila, el lado derecho es el honorífico; hay uno en el medio del asiento de tres asientos, izquierdo y derecho), y Los juniors o personas con menor rango deben sentarse al lado del conductor. Si el propietario del automóvil conduce él mismo, debe ceder el asiento al lado del conductor a un anciano y dejar que los demás se sienten atrás. En el automóvil, el anfitrión debe tomar la iniciativa de hablar con los invitados y, al mismo tiempo, puede presentarles las costumbres locales y las atracciones turísticas. Después de que el autobús llegue a la parada, el personal de recepción debe bajarse primero del autobús, abrir la puerta a los invitados y pedirles que se bajen del autobús.
(3) Entrar a la habitación
Después de bajarse del auto, el acompañante debe caminar a la izquierda del huésped, o detrás del anfitrión y el huésped. Al llegar a la puerta de la sala de recepción, el anfitrión o acompañante debe abrir la puerta, dejar pasar a los invitados primero y darles la mejor posición en la sala. Al mismo tiempo, los invitados también deben ser presentados al personal relevante presente de acuerdo con la etiqueta.
Todos los visitantes, independientemente de su posición o familiaridad, deben ser tratados por igual y recibidos con calidez y cordialidad. Si hay familiares, amigos y colegas en la recepción, preséntelos uno por uno para mostrar una atmósfera amigable.
Si un huésped llega inesperadamente, ordene su habitación, oficina o escritorio lo antes posible y discúlpese con el huésped.
Etiqueta de hospitalidad
La buena hospitalidad refleja el entusiasmo y la hospitalidad del anfitrión. No sólo hace que los invitados se sientan amigables, naturales y majestuosos, sino que también los hace parecer educados, amables y honorables.
(1) Cede tu asiento y preséntate.
Si eres mayor, superior o compañero, debes invitarlos a sentarse en el asiento y estar acompañado por el anfitrión; si eres menor o subordinado, por favor siéntate donde quieras.
Si los invitados visitan el establecimiento por primera vez, deben presentarse a sus familiares e intercambiar saludos. Luego prepare té, pase cigarrillos o saque bocadillos de frutas para entretener a los invitados. Si tienes invitados a cenar, debes preguntarles si deben lavarse las manos. Si invitas a tus invitados a comer sandía, prepara un plato y una toalla con semillas y cáscaras de melón.
(2) Servir té
En la hospitalidad familiar, servir té a los invitados es una parte importante de la hospitalidad. Una vez que los invitados se hayan sentado, las tazas de té deben lavarse donde puedan verlas. Incluso las tazas de té limpias que normalmente guardas deben escaldarse con agua hirviendo para que los invitados sientan que prestas atención a la higiene y evitar la situación embarazosa de no querer beber porque la taza de té no está limpia.
Utiliza agua hirviendo para preparar té. Si no hay agua hirviendo, hierva una pequeña cantidad inmediatamente para aliviar una necesidad urgente y saludar a los invitados. Un momento, por favor. Preparar té con agua hirviendo ayuda a liberar el aroma del té y, al mismo tiempo, las hojas de té se hunden hasta el fondo, lo que facilita su bebida. No utilices agua tibia para preparar té. Dejar que las hojas de té floten en el borde de la taza dificultará la conversación y hará que los invitados se muestren reacios a beber.
Sea cuidadoso al dejar la taza de té y no sea imprudente, de lo contrario el té se derramará y mojará la mesa de café, incluso si la limpia, afectará la atmósfera de bienvenida a los invitados; si se derrama sobre los invitados, será aún más vergonzoso.
Servir té también es un tipo de etiqueta a la que se debe prestar atención. Debes usar ambas manos para servir té a tus invitados. En el caso de las tazas con asas, normalmente se sujetan las asas con una mano y el fondo de la taza con la otra, se les da el té a los invitados y luego se dice "Por favor, beban té" o "Por favor, beban té". No sujetes el borde de la taza con los dedos y sírvela a los invitados. Es antihigiénico y de buena educación servir té.
Vierte el té suavemente. También tenga cuidado de no verter demasiado de una vez y provocar un apuro. Si hay demasiado té de hierbas, vierta un poco más antes de verterlo. Sirva el té en el momento adecuado y no sirva té con frecuencia cuando los invitados estén hablando. Si los invitados se quedan demasiado tiempo, el té quedará demasiado débil, por lo que tendrán que agregar más té para preparar. Es mejor utilizar el mismo tipo de té al prepararlo nuevamente y no cambiar las variedades a voluntad.
(3) Ofrece cigarrillos
Si el huésped que llega a tu casa tiene como afición fumar, ofrécele cigarrillos. Al brindar cigarrillos, abra la caja de cigarrillos, saque algunos cigarrillos con las manos y luego pida a los invitados que fumen. No se puede obligar a los huéspedes a no fumar.
(4) Conversación
La conversación es una parte importante del proceso de hospitalidad y un vínculo importante relacionado con el éxito de la recepción. Primero, la conversación debe centrarse en el tema. La conversación entre el visitante y el destinatario tiene un propósito y la conversación debe centrarse en el tema y no desviarse del mismo. Si se trata de una comunicación entre amigos, debes hablar sobre cosas que interesen a ambas partes, en lugar de simplemente hablar sobre tus propios asuntos o temas que te importan, independientemente de si la otra parte está dispuesta a escuchar o ignorar a la otra parte. En segundo lugar, preste atención a la actitud y al tono de la conversación. Al hablar, debes respetar a los demás, no usar palabras desagradables para herir a los demás, no usar palabras fuertes para razonar, tu tono debe ser gentil y no usar la fuerza para intimidar a los demás. En tercer lugar, escuche atentamente a los demás durante la conversación, no mire a su alrededor ni muestre impaciencia, responda asintiendo o sonriendo de manera oportuna y no interrumpa casualmente. No hables de tus propias opiniones y opiniones hasta que los demás hayan terminado de hablar. No te limites a escucharlos, de lo contrario también será una señal de falta de respeto hacia los demás. Cuarto, preste atención a su postura sentada al hablar. Quinto, no mires el reloj ni bosteces con frecuencia para evitar malentendidos de que estás ahuyentando a los invitados.
(5) Acompañar a los visitantes
Acompañar a los visitantes es una etiqueta común durante el proceso de recepción. Al acompañar a los invitados a una visita, visita o recorrido, debe prestar atención a los siguientes aspectos: Primero, haga los arreglos con anticipación en el plan de recepción y familiarícese con la situación con anticipación para poder hacer una presentación detallada a los invitados. En segundo lugar, debes respetar el horario, vestirte elegantemente y organizar el transporte. En tercer lugar, entusiasmo, iniciativa y control.
Tal vez algunos visitantes no sean bienvenidos por el anfitrión, pero en términos de etiqueta o virtud, todos los visitantes son invitados. El anfitrión no puede negarse a pedir comida basándose en sus gustos y disgustos, pero debe tomar algunas medidas educadas. De lo contrario, no sólo la otra parte se disgustará, sino que también perderá su moralidad e identidad.
Por cortesía al despedir a los invitados
Despedir a los invitados es el último paso de la recepción. Si no se maneja bien, afectará el efecto de todo el trabajo de recepción. La etiqueta al despedir a los invitados es enviar un regalo de amistad.
En concreto, existen:
(1) Las palabras amables retienen a la otra persona.
No importa qué tipo de invitados reciba, cuando los invitados estén listos para irse, generalmente deben despedirse cortésmente. Aunque se trata de una declaración cortés, también es esencial.
Cuando un invitado se vaya, no te levantes hasta que el invitado se levante. Es mejor pedirles a los miembros de la familia que envíen a los invitados juntos. Al separarse, salude calurosamente a los invitados, como "ve despacio", "adiós", "adiós", "bienvenidos de nuevo", "manténgase en contacto", etc.
(2) Fujian Youdao
Si envías al invitado a la puerta, debes esperar hasta que desaparezca por completo antes de regresar. De lo contrario, cuando los invitados hayan caminado un largo camino y luego se den la vuelta para presentar sus respetos, descubrirán que el anfitrión ya no está allí y se sentirán un poco incómodos. Además, después de despedir a los invitados, cierre la puerta suavemente para evitar hacer ruido. Es extremadamente descortés dar un portazo tan pronto como el huésped sale de la casa, y es probable que "destruya" todas las emociones que el huésped ha cultivado durante su visita.
No te enfades al despedir a los invitados en la estación, el muelle o el aeropuerto, no sea que malinterpreten que les estás instando a que se vayan. Al enviar invitados al aeropuerto, es mejor esperar hasta que hayan pasado el control de seguridad antes de regresar. Porque puede haber algunos artículos que no estén permitidos en el avión y que usted deba conservar.
Si el huésped se niega "resueltamente" a despedir al anfitrión, usted puede seguir sus deseos y no "despedirlo por la fuerza".