Prepare el proceso de inventario antes de realizar el inventario

A. El inventario se refiere al inventario de activos y pasivos del centro comercial. El inventario físico de bienes es solo una parte de toda la gestión del inventario.

b. La calidad del inventario físico juega un papel muy importante en la evaluación del desempeño operativo en un período determinado.

Explicación

Aclarar el alcance y principios para comprobar y asegurar la confiabilidad del inventario físico.

Organización

A. División de Responsabilidades

Centro Comercial: Gerente de Tienda

Departamento: Jefe de Departamento

Grupo de Departamento: Monitor

Verificación: Gerente Financiero

¿Plan? El gerente debe decidir el cronograma, y ​​el cronograma de inventario es el siguiente:

Zona de compra del almacén exterior

Alimentos

No alimentarios

Fresco

El departamento de contabilidad inspeccionará el almacén con el gerente de ventas a las (hora).

El área de recepción estará cerrada a las (hora) (todos los departamentos y turnos deberán avisar a todos los proveedores con antelación).

C. Preparación

Antes del inventario físico, el líder del escuadrón debe informar a los miembros del equipo la fecha y el método del inventario.

Para ello, antes del inventario físico es necesario clasificar las mercancías (una por cada producto), registrar y descartar las mercancías dañadas.

Limpiar y mantener toda la mercancía y activos limpios y en buen estado, y estar atento a la mercancía faltante debajo de los estantes.

Las cajas o cartones vacíos (como los de electrodomésticos) deben almacenarse por separado para evitar errores.

Los cartones vacíos para regalos y expositores deben almacenarse en el mismo lugar.

Todos los artículos que se puedan devolver con el proveedor deberán devolverse al menos un día antes de que estén en stock.

Antes de realizar un inventario físico, asegúrese de que toda la información del producto haya sido ingresada en la computadora (según la lista de artículos).

Comprueba que la información del producto (precio, especificaciones, nombre, etc.) coincide con el precio del periódico informático.

Compruebe si el precio de compra en el informe informático coincide con el precio de compra de la última factura (dependiendo del método de contabilidad de inventario: último precio de compra, promedio ponderado u otro).

Ingreso de inventario y revisión de toda la información del día anterior (recibos y documentos de devoluciones).

El principio general del inventario es "el mismo producto se coloca en el mismo lugar", pero si se dan las dos circunstancias especiales siguientes, el mismo producto se colocará en dos lugares y se colocará una tarjeta de inventario adicional. agregado.

Cuando hay mostrador de promoción, cuando hay almacén.

Para las circunstancias especiales anteriores, el líder del equipo debe inspeccionar los almacenes dentro y fuera del centro comercial, ingresar la cantidad de tarjetas de inventario requeridas para cada producto en la computadora (una o dos) y luego imprimir el inventario. tabla de control de tarjetas (Tabla 3), y luego imprima la tarjeta de inventario (Tabla 1) y la lista de inventario (Tabla 2).

Para verificar todos los datos del inventario, el líder del equipo debe imprimir la lista de inventario y la hoja de control de la tarjeta de inventario.

El líder del equipo debe verificar y comparar las cantidades en la hoja de inventario y las tarjetas de inventario.

El líder del equipo debe verificar el precio de compra y el precio de venta de los artículos promocionales un día antes de la fecha límite del inventario.

D. Verificar

El precio de compra utilizado para calcular el inventario debe ser el precio ingresado en la computadora según la última factura y se deben tener en cuenta los factores de depreciación.

Si hay productos podridos, desperfectos, mala compra o productos obsoletos (fuera de temporada), deben estar dañados.

Se debe preparar una "lista de pérdidas" de mercancías (ver política de pérdidas de mercancías) (Tabla 4) un día antes de realizar el inventario y enviarlo al Departamento de Finanzas. La lista de pérdidas incluye: nombre del producto, código del artículo, cantidad, precio original y precio después de la pérdida. Muchos administradores de inventarios de pequeñas y medianas empresas, debido a la falta de experiencia, no han hecho un buen trabajo en la planificación del inventario, por lo que están en un lío, especialmente en las primeras etapas del inventario, de modo que cuando se restablezca el inventario, El almacén aún está fuera de control, lo que retrasó el tiempo de recuperación y dejó a los participantes. Hubo quejas.

Por lo general, el plan de inventario debe elaborarse y publicarse un mes antes de la fecha de reanudación. Por ejemplo, del 26 al 30 de junio se realizará una revisión (comúnmente llamada "gran inventario", en referencia a una revisión), luego se debe establecer un plan de inventario antes del 31 de mayo.

Sólo de esta manera se puede exigir al personal del almacén que prepare el pedido anticipado para la perfecta ejecución del nuevo pedido; al mismo tiempo, el sitio de producción también debe ajustar las operaciones de producción unos días antes de la reanudación del comercio; y alcanzar gradualmente el nivel de "liquidación" para facilitar el inventario (debido a que el "trabajo en progreso" es el más difícil de fijar el precio). Además, el personal de compras y el personal de procesamiento subcontratado pueden tener instrucciones más específicas para analizar el inventario, sacar conclusiones sobre la planificación del almacenamiento y proporcionárselas al personal del almacén para que puedan integrar las funciones de consolidación del almacenamiento y planificación del almacenamiento durante la etapa previa al inventario.

Habilidades relacionadas con la planificación de inventario

En primer lugar, es necesario considerar cuidadosamente la planificación del tiempo. Por ejemplo, calcule cuántas horas cada organizador de pedidos anticipados puede realizar pedidos anticipados todos los días (debido a que la operación de almacenamiento todavía se lleva a cabo todos los días, es posible que solo tome de 2 a 3 horas realizar operaciones de pedidos anticipados todos los días). ), y cuántos artículos * * * hay, cuántos días se necesitan para completar el pedido anticipado. Para coordinar verdaderamente las operaciones normales de almacenamiento de varios departamentos, debemos centrarnos en la hora del día para evitar la molestia de realizar una reserva previa. El personal del almacén no puede simplemente "encontrar su camino" con solo recibir una orden. Además, las actividades de producción también deben planificar cuándo empezar a "reducirse", colocar la mayor cantidad de material posible en los días previos a la reanudación de la producción, entregar más almacenes y "despejar" el sitio de producción tanto como sea posible.

Controlar la etapa previa al almacenamiento es igualmente importante y, por tanto, requiere una planificación más detallada. Generalmente, el organizador del inventario previo elaborará el cronograma del inventario previo para cada área de almacenamiento (o incluso espacio de almacenamiento). Solo después de que el administrador del inventario comprenda (viabilidad y ajuste) podrá controlarlo en consecuencia, lo cual es verdaderamente eficiente. En términos generales, para garantizar que las cuentas y los bienes sean consistentes, cuantas más veces se cuenten los bienes, mejor. Sin embargo, el inventario requiere mano de obra, recursos materiales y recursos financieros. A veces, un inventario integral a gran escala puede provocar una pausa temporal en la producción. Por tanto, es muy necesario determinar razonablemente el tiempo de inventario. La razón clave de las pérdidas y ganancias de los resultados del inventario son los errores en el proceso de almacenamiento. Cuanto más frecuente sea el almacenamiento, más errores ocurrirán.

A la hora de decidir el tiempo de inventario, no sólo debemos evitar pérdidas provocadas por un largo tiempo de inventario, sino también considerar los recursos limitados del centro de distribución y el rápido flujo de mercancías. Se debe reforzar el control de inventarios invirtiendo la menor cantidad de recursos posible. Podemos determinar diferentes tiempos de inventario en función de las diferentes características, valor, velocidad de circulación e importancia de la mercancía. Los intervalos de inventario pueden ser diarios, semanales, mensuales o anuales. Por ejemplo, los productos principales de la categoría A se pueden contar una vez al día o una vez a la semana; los productos de la categoría B se pueden contar cada dos o tres semanas; los productos sin importancia de la categoría C se pueden contar una vez al mes. También se debe tener en cuenta que la duración de cada inventario debe ser lo más corta posible y el inventario general debe completarse dentro de 2 a 6 días. La fecha del inventario generalmente se selecciona:

1. del acuerdo financiero. Calcular ganancias y pérdidas a través del inventario y conocer la situación financiera;

2. Dado que hay menos almacenamiento fuera de temporada, el negocio no está ocupado, lo que facilita el inventario, requiere menos recursos y hace que la movilización de mano de obra sea más conveniente.

Además, hay algunos puntos a tener en cuenta:

A. En principio, cada tienda debe realizar un inventario cada dos meses y el tiempo de inventario es el día 25. La hora específica será notificada por el Departamento de Finanzas antes del día 20 del mes del inventario.

B. Si es necesario cambiar la fecha del inventario debido a diferentes condiciones reales en cada tienda, el responsable de cada tienda deberá solicitar el cambio con cinco días de antelación y notificar a los departamentos correspondientes.

C. El tiempo de inventario de la tienda generalmente se establece desde el final del horario comercial por la tarde hasta las primeras horas de la mañana del día siguiente, y el inventario se realiza en el centro de distribución durante el día, excepto para circunstancias especiales.

D. El equipo de inventario de la sede del supermercado tiene derecho a realizar inspecciones sorpresa de inventario de todas las tiendas y centros de distribución de vez en cuando. Debido a la gran variedad de productos en los supermercados y tiendas de conveniencia, es difícil calcular el costo real de cada tipo de producto, por lo que generalmente se utiliza el "método del precio minorista" para el inventario contable.

La fórmula de cálculo es: monto contable = ventas minoristas de inventario en el período anterior, ventas minoristas de compras en el período actual - monto de ventas en el período actual, cambios de precios ajustados en el período actual.

Además, cabe señalar que:

A. Cada tienda debe hacer un buen trabajo de liquidación de cuentas antes de realizar el inventario, e identificar la situación de si hay pedidos pero. no hay bienes, si hay bienes pero no hay pedidos, etc. , para garantizar que el procesamiento contable se complete antes de realizar el inventario, de modo que las cuentas sean consistentes.

B. El personal financiero de cada tienda debe preparar una lista de inventario antes de realizar el inventario y resumir y organizar documentos como cambios de precios e informes de pérdidas.

C. La rotación del inventario en el día debe estar totalmente liquidada y deben registrarse todos los documentos de venta.

D. Todos los bienes vencidos y que no se pueden devolver se reportan como pérdidas. (1) Disposición del personal de conteo

1. Cosas a tener en cuenta en la disposición del personal

(1) Además del personal restante necesario, todo el personal del departamento de la sucursal debe participar en el inventario anual, incluido el departamento de administración, debe apoyar el inventario de piso.

(2) Un mes antes del inventario, cada departamento programará el personal involucrado en el inventario. Una semana antes del inventario, las vacaciones anuales se cancelarán en principio y cualquier licencia se suspenderá ese día. del inventario.

(3) Cada departamento reportará al equipo de inventario el personal que participa en el inventario, debiendo indicar quién es el personal de inventario y cuál es el personal de entrada.

(4) El equipo de inventario organiza uniformemente el personal de inventario para toda la tienda, dividido en personal de inventario en el área de inventario y personal de inventario en el área de exhibición.

(5) Cuando el equipo de inventario organiza el personal del área de exhibición el día del inventario, cada equipo de zona debe incluir al gerente, supervisor y personal técnico del departamento de operaciones regional, donde el gerente se encuentra en la subconsola. instalado en el director de zona.

(6) En la disposición del personal de cada grupo de subdistrito, el equipo de inventario debe identificar claramente el personal que ingresa al sitio por primera vez, el personal de conteo, el personal que ingresa nuevamente al sitio, el personal de conteo. personal, etc

2. Aviso de disposición del personal

(1) Disposición del personal del equipo de inventario

(1) El equipo de inventario recibe la lista de personal de inventario y el cronograma informado por el departamento. Luego, haga arreglos para que se cuente a todo el personal de inventario en el piso y notifique a todos los departamentos en forma de avisos y anuncios por escrito 7 días antes del inventario.

(2) El personal de inventario está organizado de acuerdo con el área de inventario y el área de exhibición. Divida el área de inventario del supermercado en diferentes particiones de inventario. Cada partición está equipada con un grupo de inventario y una subconsola. Cada subconsola está equipada con un subsupervisor para controlar completamente el trabajo de inventario.

(2) Disposición del departamento de personal de revisión de seguridad

Según la situación del inventario, el departamento de seguridad organizará al personal en dos horarios según el área de inventario y el área de exhibición. Cada distrito debe disponer de personal para realizar auditorías. La atención se centra en el departamento de boutiques y el departamento de electrodomésticos. Departamento de Alcohol y Tabaco y zonas propensas a errores de conteo.

(2) Capacitación del personal de inventario

Una vez establecido el equipo de inventario, se debe formular un plan de inventario detallado, que incluya capacitación para los miembros del equipo de inventario, gestión de inventario, personal de inventario y aportes. personal. Establezca archivos de capacitación, realice evaluaciones y capacitación sobre inventarios y exija que todos los participantes del inventario aprueben la evaluación.

El contenido específico de la formación en inventarios incluye principalmente los siguientes aspectos.

A. Capacitación sobre el uso de tablas de inventario.

(1) La tabla de inventario se utiliza para inventariar el área de inventario. En todas las áreas de inventario, el equipo de inventario crea hojas de inventario.

(2) Número de lista de inventario. Bajo una determinada cantidad, la lista de inventario solo se puede agregar después del registro y la revisión por parte del equipo de inventario.

(3) Obtenga la tabla de inventario de la consola principal antes de realizar el inventario y regrese a la consola principal después de realizar el inventario.

(4) La lista de inventario debe ser inspeccionada y confirmada por el especialista en inventario del Departamento de Seguridad antes de que pueda sellarse e ingresarse al sistema.

(5) Si necesitas modificar los números de la hoja de inventario, son los siguientes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0.

(6) Si necesitas modificar los números en la hoja de inventario, no puedes usar líquido corrector ni el método del círculo. Debes tachar los datos originales y reescribirlos.

(7) Solo el nombre del producto se registra en la tabla de inventario, por lo que los datos en la tabla de inventario son el número total de todas las existencias del producto en la ubicación del inventario.

(8) Los datos de la hoja de inventario sólo podrán escribirse con firmas o bolígrafos azules y negros, no con bolígrafos, lápices o bolígrafos rojos.

(9) El personal de conteo debe firmar en la hoja de conteo con letras mayúsculas chinas.

B. Entrenamiento de puntos

(1) Principio:

(1) Los puntos deben ser el número de unidades de ventas, que es la unidad utilizada al contar los productos. . Por ejemplo, si el supermercado vende chicle en cajas completas, la unidad de conteo del inventario es ×× cajas.

(2) El área de inventario es para que dos personas cuenten en grupos al mismo tiempo. Cuando los puntos de las dos personas sean consistentes, los datos se registrarán en la tabla de inventario como datos de inventario.

③El inventario del área de exposición adopta el "método de conteo mutuo", es decir, la persona que cuenta inicialmente del producto A es diferente de la persona que cuenta las llaves y de la persona que cuenta tres, y la persona que cuenta es diferente de la persona que graba.

④ Se deben contar las muestras proporcionadas gratuitamente por no proveedores, pero no se cuentan los accesorios de las muestras.

⑤Los regalos no cuentan.

⑥No se contabilizan los productos con menos de una unidad de venta.

(2) Puntos en el área de exposición

①Ajuste de punto inicial

●Estantes de inventario o congeladores y congeladores de izquierda a derecha, de arriba a abajo; En un grupo de personas, una persona cuenta la cantidad en el papel adhesivo y la coloca encima de la tarjeta de precio del producto, y la otra persona usa HHT (terminal de mano) para ingresar los números.

●Los números en el inventario deben estar escritos claramente y no pueden garabatearse para confundir a la audiencia.

●Si el número está escrito incorrectamente, corríjalo según sea necesario.

●Al contar, debe hacerlo por unidad de venta. Si no hay suficientes unidades de venta, no se pueden contar y se deben sacar y colocar en un sitio de disposición final.

●Al realizar el inventario, verifique el período de validez de los productos. No se debe hacer clic en los productos vencidos y estos deben clasificarse como productos para procesar.

●Para productos cuyos números de serie no se pueden encontrar, utilice la burocracia para marcarlos e informarlos a la consola para su procesamiento.

●Cuando encuentre carga a granel fuera del cuartel general, envíela a la consola de subcontrol y colóquela en el área de apilamiento del área de carga a granel.

②Ajuste multipunto

●Al rehacer, primero confirme el área que necesita rehacerse, si se ha ingresado el punto inicial y si faltan áreas.

●Los puntos complejos necesitan usar diferentes colores de rojo autoadhesivo para mostrar la diferencia.

●Para HHT con entrada multipunto, todos los datos en el punto inicial deben limpiarse antes de ingresar datos en múltiples puntos.

●Al repetir el punto, se repite el proceso del punto inicial, pero con diferentes personas.

③Reglas de muestreo

●Los productos que se deben muestrear en piso son aquellos con diferencias cuantitativas entre el punto inicial y el punto de repetición, los productos con defectos en el punto inicial o el punto de repetición, o el punto inicial y el punto de repetición. Haga clic en los elementos con ubicaciones incorrectas.

●La inspección del departamento de seguridad consiste en seleccionar productos que sean de tamaño pequeño, de precio unitario alto, de gran cantidad o propensos a errores. Antes de que comience la operación de inventario, se debe organizar el sitio del inventario para mejorar la eficiencia de la industria de servicios de inventario y la precisión de los resultados del inventario. El trabajo de limpieza incluye principalmente los siguientes aspectos:

1) Antes de realizar el inventario, clasificar las mercancías que han sido registradas en el almacén y colocarlas en el almacén, y distinguir claramente las mercancías que no han sido registradas. el almacén y pertenece al proveedor para evitar confusión; limpiar, clasificar y organizar los productos devueltos deben procesarse de manera oportuna, y los artículos que no pueden devolverse temporalmente deben marcarse como obsequios y almacenarse por separado; fácil identificación.

2) Antes de que se cierre el sitio del inventario, se debe notificar con anticipación y preparar con anticipación los productos que deben enviarse fuera del almacén.

3) La cuenta; las tarjetas, los documentos y la información deben clasificarse y liquidarse de manera unificada para facilitar la solución oportuna. Descubrir los problemas y eliminarlos de raíz;

4) Identificar los productos estropeados y dañados con anticipación y eliminar los productos desechados. la tienda en el momento oportuno. Organice los bienes apilados en el área de almacenamiento, especialmente los bienes dispersos, para que puedan contarse durante el inventario. Sobre esta base, el personal del almacén de productos básicos hará reservas para detectar problemas con antelación y eliminarlos de raíz.

5) Disponer la exhibición de mercancías en el almacén y estanterías.

6) Limpiar los puntos ciegos de la tienda. a. Cada expositor de tienda deberá copiar el informe de inventario por triplicado según el método de lectura de la tabla S un día antes del inventario.

B. El gerente de inventario o líder de equipo o director de cada tienda debe concentrarse en copiar estantes, almacenes internos, apilamiento, exhibidores finales, gabinetes de boutique, cajeros, etc., y revisar los nombres de los productos, las especificaciones y las unidades. precios y vida útil Realice una revisión de otros artículos y preste atención a la falta y duplicación de cajas pesadas y vacías.

C. Para las mercancías que llegan después de copiar el formulario de inventario, el medidor debe leerse por separado el día del inventario y marcarse como adjunto a la categoría.

D. El gerente de la tienda debe numerar las tablas de inventario copiadas y dividirlas en Tabla A, Tabla B y Tabla C..a. El departamento de operaciones es responsable de proporcionar varios artículos reutilizables necesarios para el inventario. La persona a cargo del inventario en cada tienda lo distribuirá al personal de inventario antes de que comience el inventario. Se devolverá para su custodia una vez completado el inventario y no se utilizará ni agregará sin motivo en el futuro.

b. Si las herramientas de inventario de uso normal se pierden, el departamento de operaciones puede reexpedirlas previa solicitud del gerente de inventario de la tienda.

C. Herramientas de inventario de uso común: si utiliza una máquina de inventario para el inventario, debe verificar si la máquina de inventario puede funcionar normalmente; si necesita completar un formulario, debe preparar un inventario; formulario y un bolígrafo rojo y azul. a. Si es necesario realizar un inventario de cierre de negocio debido a circunstancias especiales, el gerente de la tienda solicitará la aprobación del gerente general y se publicará un aviso de cierre fuera de la tienda antes de realizar el inventario.

b. Antes del inventario, todos los departamentos relevantes deben notificar de inmediato al fabricante del envío que no es adecuado para la entrega un día antes del inventario.