¿Te sientes abrumado cuando hay demasiado que hacer? ¡Aprenda a gestionarse usted mismo y niéguese a ser prisionero en el lugar de trabajo!
La situación que encontró Xie Jun es la que la mayoría de las personas en el lugar de trabajo están experimentando o enfrentarán pronto. Al enfrentarse a tareas laborales de múltiples subprocesos, muchas personas caerán en un estado de confusión, no saben cuál es el enfoque, no saben cómo priorizar y no saben cómo asignar recursos. Como resultado, están ocupados todo el día pero no pueden comunicarse.
La causa fundamental es que muchas personas no han aprendido a gestionarse a sí mismas y no se han permitido trabajar de manera eficiente. Ante un trabajo complicado, no sólo somos ejecutores de la identidad, sino que también asumimos el papel de gestores. Sólo reconociendo la naturaleza del trabajo y administrándose bien podrá su trabajo ser productivo.
Si su trabajo tiene atributos de "gestión", es posible que haya experimentado estas situaciones embarazosas.
Estoy ocupado todo el día, pero mis colegas a mi alrededor rara vez parecen estar ocupados cada diez días; mis colegas son originalmente responsables de las tareas, pero siempre soy yo quien está siendo monitoreado en el trabajo en equipo; estás tratando de mantener la calidad de tu trabajo, pero tus colegas piensan que eres descuidado; obviamente eres un gerente, pero estás haciendo el trabajo de tus subordinados todo el día...
Si tu trabajo es Atributos de "administración", es posible que haya experimentado estas situaciones embarazosas. ...
Si este es el caso, es probable que te veas afectado por la ineficiencia y te conviertas en una persona ineficiente atrapada en un cubículo del lugar de trabajo, un "prisionero del lugar de trabajo" que está ocupado pero agotado todo el día. . Los fenómenos más comunes son los siguientes:
Chen Yu era secretaria general administrativa de una empresa. Más tarde, debido a que la empresa introdujo una línea de producción extranjera, fue transferida al departamento técnico para realizar traducciones y operaciones. gestión del sitio. Poco después, el líder creyó que Chen Yu tenía potencial en la gestión de producción, por lo que la ascendió a subdirectora del departamento de producción y fue responsable de una exposición de intercambio entre la empresa y la ciudad. Después de este éxito, Chen Yu fue asignado al departamento de ventas y fue responsable del trabajo de la empresa en una exposición de la industria...
Con la idea de una mayor exposición y más aprendizaje, Chen Yu poco a poco descubrió que su eficiencia en el trabajo ya no es tan alta e incluso tuvo una pelea con su jefe por los arreglos laborales. Ahora gradualmente siente que hay un problema.
Cuando se estableció el nuevo departamento, no había suficiente personal para necesitarla y la estructura organizativa se volvió cada vez más completa. Parecía haberse convertido en una persona redundante y marginada una y otra vez. Ahora ha sido transferida de nuevo a su puesto original. Aunque ha aprendido muchos conocimientos y habilidades nuevos en las nuevas tareas laborales, no hay espacio para un desarrollo que los iguale.
Xie Jun, que trabaja como especialista en gestión empresarial en la empresa, contó un incidente tan pequeño.
La semana pasada, asignó una tarea a sus subordinados, pero el proceso de implementación no fue muy sencillo. Se suponía que los subordinados debían completar las cosas, pero tardaron en tomar la iniciativa. Cuando llegó el momento de informar los resultados a sus superiores, Xie Jun solo pudo ejecutar un proyecto tras otro. Lo que fue aún más molesto fue que cuando llegó al. Sitio del proyecto, parecía que todas estas tareas se habían convertido en asunto de Xie Jun. Es cierto que el emperador no tiene prisa y el eunuco tiene prisa.
En el lugar de trabajo, muchos directivos pueden caer en una situación como la de Xie Jun. Después de convertirse en líder, descubrió que era difícil controlar su consumo diario de energía y que le resultaba difícil utilizar su propio tiempo de forma eficaz. , y que los subordinados estaban confundidos en el centro de trabajo, como si el responsable no fuera el propio y fuera superior.
Cómo evitar este estado fuera de control y mejorar la eficiencia del trabajo se ha convertido en una máxima prioridad.
Yao Fang es la especialista en operaciones del centro de operaciones de la empresa. Cada mes, necesita organizar PPT para reuniones de operaciones mensuales para los líderes. Debido a que los materiales de informes deben recopilarse de empresas en varias ciudades, es así. Es inevitable que algunos de ellos no estén organizados de acuerdo con la situación de los requisitos de retroalimentación, Yao Fang tuvo que verificar, ajustar, modificar y luego informar repetidamente a sus superiores para su confirmación.
Después de sus múltiples informes, o las instrucciones de la líder habían cambiado con respecto a los requisitos anteriores, o la líder no estaba satisfecha con su trabajo organizacional. Como resultado, tuvo que volver a entenderlo y rehacerlo. Después de varios giros y vueltas, cada informe se convirtió en un primer borrador. Al final, incluso se sintió torturada hasta el punto de darse por vencida.
En este proceso, no sólo los subordinados sentirán que su eficiencia en el trabajo es baja y son propensos a una sensación de fracaso, sino que el líder también sentirá que sus subordinados no son de un alto nivel y tienen pensar una y otra vez antes de organizar una tarea.
Aunque las situaciones anteriores son diferentes, el problema fundamental detrás de ellas es la falta de gestión.
En el lugar de trabajo, debemos afrontar situaciones complicadas todos los días. Sólo siendo nuestros propios administradores y siendo eficaces podremos deshacernos del estado prisionero.
El famoso científico de la gestión Peter Drucker señaló en el libro "El directivo eficaz": "En una organización moderna, si un trabajador del conocimiento puede confiar en su posición y conocimientos para realizar cambios en la organización, si tiene la responsabilidad de contribuir y, por lo tanto, puede tener un impacto sustancial en las capacidades operativas y los resultados de la organización, es un gerente "
En el "Diccionario chino moderno", la explicación de "Administración" es "responsable". para el buen desarrollo de una determinada obra." Por lo tanto, es obvio que todo el mundo es un directivo y que la identidad de un directivo está determinada por la naturaleza de los acontecimientos de los que la persona es responsable, no por su función o posición.
Un periódico americano publicó una entrevista a un capitán de infantería en Vietnam.
El periodista preguntó: "¿Cómo se puede comandar a sus subordinados en un campo de batalla caótico?" El capitán de infantería respondió: "Soy el único que tiene la última palabra allí". Cuando mis hombres se topaban con un enemigo en la selva y no sabían qué hacer, no podía decírselo debido a la distancia. Mi trabajo es simplemente asegurarme de que sepan cómo actuar en esta situación. En cuanto a lo que deben hacer, deben juzgar en función de la situación real. Aunque la responsabilidad recae en mí, el poder de decisión de las acciones recae en todos en el campo de batalla."
En la vida, todos somos gerentes.
Por ejemplo, cuando un comerciante toma pedidos. En una serie de procesos como servir comida, ordenar y entregar comida, el vínculo más común e importante es el repartidor. Esta función es el centro de valor que conecta a compradores y vendedores. En el proceso, el repartidor es el vínculo más importante. No solo es necesario comprender el entorno de ubicación de la tienda del comerciante, sino que también debe estar muy familiarizado con la ruta de entrega, el destino y otros entornos, lo que afecta directamente la forma de entregar cada uno. Ordene más rápido y satisfaga a los consumidores.
Cada uno es un administrador de su propio trabajo. Sólo si se administra bien puede mejorar la eficiencia del trabajo. relación entre la eficiencia en el trabajo de una persona y su inteligencia, imaginación o conocimiento casi no existe. Las personas talentosas son a menudo las más ineficaces porque no se dan cuenta de que el talento por sí solo no puede producir resultados fructíferos, ni se dan cuenta de que los talentos de una persona solo pueden hacerlo. ser efectivo a través de un trabajo metódico y sistemático.
Entonces, ¿cuáles son los principales factores que promueven la eficiencia
Desde la perspectiva de la gestión del tiempo, generalmente existen tres pasos básicos para controlar el tiempo de manera efectiva? :
1) Grabar Tiempo
2) Administrar el tiempo
3) Unificar el tiempo
Registrar el tiempo es lo más simple y fácil de operar , y también es lo más importante, y organizar el tiempo de manera uniforme es lo más importante. Depende de la situación de cada uno. En términos relativos, gestionar el tiempo es como operar un sistema complejo, que es invisible e intangible. p> Hay muchos libros y cursos en línea sobre gestión del tiempo. Creo que la herramienta TR es simple, fácil de entender y fácil de operar.
1) T: representa el precio unitario del tiempo. >
Valorar el tiempo mediante asignación artificial. Por ejemplo, 1 minuto equivale a 100 yuanes
2) R: significa tiempo de grabación, también conocido como registro de tiempo. > El registro de tiempo fue creado por Lyubishev, un famoso entomólogo de la ex Unión Soviética, con el propósito de descubrir de manera proactiva las personas que pierden el tiempo, mejorando así la eficiencia en el trabajo.
¿Cómo funciona? 3 pasos:
1) Asigne un valor al tiempo, como 100 yuanes por minuto. Luego registre su propio gasto de tiempo y conviértalo en dinero, para que el tiempo sea obvio.
> 2) Analizar el tiempo registrado. El beneficio es positivo, de lo contrario es negativo. Mediante una simple suma, descubra el punto del tiempo perdido y el valor de las ganancias y pérdidas.
3) Analice el tiempo perdido. tiempo según el método del paso 2. El tiempo perdido es el valor positivo y el valor negativo p> 3) Según el método del paso 2. Calcule los resultados de los pasos y vuelva a determinar su disposición de tiempo
<. p> En nuestro trabajo y vida diarios, a menudo sentimos que no hay suficiente tiempo y, a menudo, somos interrumpidos inesperadamente cuando tratamos o hacemos cosas. Días como este no solo se sienten agitados, sino que también es fácil estancarse. .Siempre nos enseñan a planificar con anticipación, pero la verdadera forma es evaluar tu tiempo de antemano para que puedas hacer lo correcto en el momento adecuado.
La energía de todos es un recurso limitado. En cualquier entorno complejo, es difícil cubrirlo todo por sí solo. Sólo identificando las principales contradicciones y las principales direcciones de las contradicciones podrás encontrar el camino que más te convenga. .
Los gerentes eficaces siempre anteponen las cosas importantes y hacen una cosa a la vez. Éste es el único secreto de la eficacia.
En la práctica, todo tiene una prioridad diferente. La priorización más común es agrupar eventos en cuatro categorías según estas dos dimensiones:
En los muchos cursos y libros que enseñan los principios de este sistema de cuatro cuadrantes, generalmente se acepta que la persona promedio Generalmente priorizan El tiempo y la energía se colocan en el tercer cuadrante, que es urgente pero no importante, mientras que las personas exitosas colocan su tiempo y energía principales en el segundo cuadrante, que es importante pero no urgente.
La prioridad no es estática. Dependiendo de la situación real, esta prioridad a menudo necesita ser reconsiderada y revisada, y se dan cuatro principios importantes de prioridad:
Cuando todos Cuando la forma de. El problema se vuelve similar: la eficiencia humana no sólo radica en utilizar las herramientas adecuadas, sino también en cómo responder eficazmente a un entorno en constante cambio.
El Sr. Drucker propuso cinco elementos para una toma de decisiones efectiva en su libro "The Effective Manager":
Según estos cinco elementos, la toma de decisiones efectiva no se basa en la causa. de un problema específico basándose en la recopilación de hechos pero en soluciones orientadas al futuro.
Xiao Hu es el líder del equipo de la oficina de gestión de proyectos de tecnología de la información de la empresa. Recientemente, la compañía lanzó una aplicación del sistema financiero. Descubrió que en el proceso de proporcionar retroalimentación de los puestos financieros de cada proyecto de acuerdo con los requisitos de la plantilla estadística, aunque se llevaron a cabo muchas reuniones para la comunicación, todavía no fue fluido y hubo muchas. se perdió el tiempo.
Después de analizar los problemas conocidos, cree que la razón principal no radica en el mecanismo de comunicación, sino en no establecer un sistema de responsabilidad de tareas en el momento oportuno. Dado que el puesto de financiación de proyectos está sujeto a una gestión de evaluación de doble línea, mientras la empresa asigna tareas, el líder del proyecto también puede organizar el trabajo. El funcionario actual no es tan bueno como el gerente actual, por lo que es fácil perder el control una vez que se realiza el trabajo correspondiente. Los partidos se enfrentan a un dilema.
Más tarde, Xiao Hu vinculó la calidad de la finalización del trabajo con la evaluación del desempeño del líder del proyecto y la reorganizó en forma de un sistema de responsabilidad ascendente. Aunque todavía ocurrieron algunos problemas menores durante el proceso. Es un contraste muy marcado con la eficiencia anterior.
Después de que el enfoque del Sr. Hu cambió, la eficiencia aumentó significativamente porque siguió una toma de decisiones efectiva. En resumen, existen los siguientes 5 elementos:
Elemento 1: Comprender la esencia del problema
Elemento 2: Clasificar los límites del problema
Elemento 3: Proponer solución
Elemento 4: Toma de decisiones e implementación del plan
Elemento 5: Retroalimentación sobre la implementación
En el trabajo, el verdadero problema detrás el problema es El problema, el problema detrás del problema es el verdadero problema. Identificar el problema es sólo el primer paso. Sin una toma de decisiones eficaz, será inevitablemente imposible salir del estado prisionero de ineficiencia.
Finalmente, resumamos:
Esta es una era en la que todos son gerentes, y también es una era en la que uno necesita ser su propio gerente Solo una buena gestión Solo por. usted mismo puede volverse eficiente y realmente deshacerse del estado de ser un prisionero en el lugar de trabajo.
En pocas palabras, recomiendo comenzar con tres sencillos pasos:
1. Verifique su consumo de tiempo registrando su consumo de tiempo diario y configure su horario de manera razonable.
2. Establece prioridades. Establezca el nivel de tareas con anticipación y concéntrese en ellas con un apoyo energético limitado.
3. Toma de decisiones efectiva. Aprenda a desmantelar, ya sea resolviendo problemas o ejecutando un trabajo, debe reducir las cosas grandes en partes pequeñas y encontrar los enlaces más influyentes y relevantes para mejorar verdaderamente la eficiencia.