Xiqin Catering Management Co., Ltd.
Desarrollar estándares de implementación de viajes y aclarar estándares de implementación razonables para los gastos de viaje de los empleados.
Desarrollar un plan de viaje y un mecanismo de informes de ejecución, exigir a los empleados que presenten planes de gastos relevantes y descripciones de los gastos reales al solicitar y reembolsar los gastos de viaje, y proporcionar las explicaciones necesarias en caso de gastos excesivos.
De hecho, significa formular un sistema de viaje razonable, exigir a los empleados que lo implementen estrictamente y formular las medidas de castigo correspondientes.
Las tarjetas de visita son la mejor herramienta para la gestión de viajes.
Desde una perspectiva puramente financiera, la tarjeta de crédito corporativa (tarjeta comercial) lanzada el año pasado es sin duda la mejor herramienta para que las empresas gestionen los viajes de negocios. Las empresas necesitan una plataforma centralizada para manejar los datos de viajes de negocios. La tarjeta de empresa puede integrar datos antes, durante y después del viaje, lo que permite a los gestores de viajes de la empresa obtener información completa para optimizar e integrar mejor los recursos internos.
Las tarjetas de visita tienen los mismos atributos que las tarjetas bancarias normales, como el consumo de crédito, por lo que los titulares de las tarjetas pueden gestionar de forma cómoda y rápida los servicios de pago y liquidación, como los gastos de viaje de la empresa, las tarifas de conferencias, los gastos de entretenimiento y los gastos de compras esporádicas. , etc. Los gastos oficiales se pagarán con tarjetas oficiales en la medida de lo posible, al mismo tiempo, tiene atributos únicos de gestión financiera; Por ejemplo, los límites de crédito de los empleados se pueden establecer de manera flexible y modificarse según sea necesario según circunstancias específicas; se proporcionan informes personales y de la empresa y varios informes profesionales para controlar los gastos operativos financieros corporativos. Mejorar la transparencia del consumo oficial de los empleados y presupuestar mejor sus próximos gastos financieros.
Específicamente, cada empresa y cada tarjeta bajo la empresa puede establecer un límite. Cuando los empleados viajan por negocios. Utilice la tarjeta de la empresa para realizar compras y obtener comprobantes de transacciones y facturas, y luego enviarlos al departamento financiero de la unidad para su reembolso. Cuando venza el reembolso, el departamento financiero de la unidad pagará el monto directamente al banco emisor de la tarjeta. El límite de crédito generalmente lo determina el banco en función del límite de crédito de la empresa. Gracias al uso de tarjetas de crédito, ayuda a las empresas a lograr transferencias de fondos y reembolsos sin efectivo. Elimina el engorroso proceso de pago de préstamos, ahorrando tiempo y costes a tu empresa y empleados. Al mismo tiempo, el período de amortización sin intereses más largo es de 56 días, lo que mejora efectivamente la utilización del capital de la empresa.
Ventajas: Con una tarjeta de crédito se puede cubrir la mayor parte del consumo durante el viaje de negocios y la transparencia del consumo es alta. y un plazo de amortización sin intereses de hasta 56 días. Por lo tanto, muchas pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar al máximo este período sin intereses para aliviar la presión de la falta de liquidez. Los consumidores pueden disfrutar del programa de recompensa de puntos del banco.
Desventajas: No hay descuentos importantes en reservas de hoteles y vuelos. Sin embargo, porque las herramientas de gestión de información del banco permiten a las empresas realizar análisis detallados de sus gastos de viaje y producir los informes correspondientes. Las empresas pueden descubrir enormes ahorros potenciales a través de este informe de análisis, que es una base excelente para negociaciones de precios con aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de automóviles y proveedores de servicios relacionados.
Costo de uso: actualmente, varios bancos tienen diferentes estándares para cobrar tarifas anuales por tarjetas corporativas. Algunos están temporalmente exentos de tarifas anuales y otros oscilan entre 180 y 400 yuanes por tarjeta. Algunos bancos ofrecen programas de recompensas. La tarifa anual no se aplica cuando su consumo alcanza una determinada cantidad.
Los sitios web profesionales son los "administradores de viajes" de las empresas.
Las visitas autoguiadas individuales generalmente obtienen servicios de sitios web profesionales como Ctrip. Hoy en día, los viajes de negocios de los empleados de una empresa también se pueden gestionar a través de algunos sitios web profesionales.
Aprovecha las ventajas de las agencias de viajes
En la opinión de muchas personas, las agencias de viajes organizan principalmente viajes individuales y en grupo. De hecho, los principales ingresos comerciales de las grandes agencias de viajes extranjeras provienen del negocio corporativo, de los cuales la gestión de viajes es el más importante. en los últimos años. Las agencias de viajes nacionales comenzaron a utilizar los recursos disponibles para involucrarse gradualmente en esta industria, y el nombre del negocio fue cambiando gradualmente. Del turismo de exhibición inicial a la gestión turística actual.
Los viajes de incentivos para reuniones y exposiciones son el requisito más común en viajes de negocios. Como su nombre indica, si una empresa necesita viajar a otros lugares para participar en exposiciones o grandes congresos. Tradicionalmente, los empleados corporativos se comunican ellos mismos con el hotel de destino para reservar el transporte de ida y vuelta. Además, dado que la mayoría de los empleados corporativos consideran los viajes de negocios como trabajos que pueden generar ingresos inesperados, los jefes a menudo aceptan la existencia de este "sistema de cuasi bienestar". Por lo tanto, después de cumplir con sus deberes oficiales normales en el destino, también organizan una visita. atracciones locales famosas. Este método es fácil de operar.
Pero para las empresas, el mayor peligro oculto es la falta de transparencia en los gastos de viaje. Ya sea que los empleados informen deliberadamente falsamente el número de personas o el aumento de costos causado por pequeñas reservas personales, esto significa mayores gastos para la empresa. Cuando las empresas se dieron cuenta de este problema, empezaron a aparecer las agencias de viajes.
¿Cuáles son las ventajas de las agencias de viajes? Reserva una habitación, reserva un coche, reserva un billete. A través de años de acumulación de negocios de viajes personales, las agencias de viajes tienen ricos recursos industriales en transporte, hoteles, venta de boletos para lugares panorámicos, etc. Después de que la compañía informa a la agencia de viajes sobre el destino del itinerario y el número de participantes, la agencia de viajes primero ayudará a reservar boletos aéreos y boletos grupales, luego reservará hoteles según el precio del grupo y finalmente planificará la ruta del recorrido según las atracciones locales circundantes. , y finalmente determinar la cotización en base al itinerario. En general, la oferta es 10 más barata que el propio negocio. Una vez que ambas partes se familiaricen con este negocio de "proyecto", naturalmente aparecerá un negocio completo de gestión de viajes. Este negocio se basa en realidad en viajes de incentivo para conferencias y exposiciones con la adición de planes anuales, fondos de anticipos de agencias de viajes y otros detalles.
Ventajas: las agencias de viajes tienen abundantes recursos y pueden obtener los precios de servicios más bajos. Las facturas que incluyen catering, conferencias y otros gastos se pueden emitir a través de las agencias de viajes. Cada vez más regiones de China han comenzado a reconocer que las facturas de las agencias de viajes pueden utilizarse como vales de reembolso, lo que resulta más conveniente desde el punto de vista financiero y ayuda a controlar los costes.
Desventajas: El itinerario es fijo y es difícil cambiarlo una vez llegado al destino. también. Dado el nivel de servicio promedio en la industria de agencias de viajes nacionales, no se debe esperar demasiado de la calidad del servicio.
Coste de uso: Una de las fuentes de beneficios de las agencias de viajes son los descuentos comerciales de hoteles y agencias de viajes. Los hoteles y atracciones se liquidarán mensual o anualmente en función del volumen de negocio de la agencia de viajes. Cuanto más negocios, mayor será el reembolso. Si una empresa elige este enfoque, el costo es cero. El otro es obvio. Las agencias de viajes informan directamente a las empresas las cotizaciones de hoteles y atracciones. Luego agregue una tarifa de servicio. Este es un método de gestión común a nivel internacional, pero actualmente solo unas pocas empresas con financiación extranjera en China eligen este método. La liquidación de la tarifa del servicio se basa en el contrato entre las dos partes.