Medidas de Gestión del Centro de Control Documental de la Empresa

Capítulo 1 Principios generales

1 Para estandarizar la gestión de datos de la empresa, fortalecer la recopilación y gestión de datos, protegerlos y utilizarlos de manera efectiva, servir a la empresa. trabajar y mejorar Estas medidas se formulan en función de la practicidad y eficacia de los datos de la empresa y la situación real de la empresa.

En segundo lugar, el alcance de la información

El alcance de presentación de la empresa se determina de la siguiente manera:

Documentos y materiales para el establecimiento de la empresa y la solicitud, aprobación y registro de cambios. asamblea de accionistas de la empresa, documentos y materiales formados por la junta directiva y la junta de supervisores; documentos y materiales sobre finanzas, contabilidad y gestión; documentos y materiales sobre salarios laborales, personal y gestión de asuntos legales; gestión de documentos y materiales sobre gestión de tecnología de producción; documentos e información sobre consumo de energía y seguridad de producción; documentos e información sobre construcción de capital, diseño de ingeniería, construcción, terminación y mantenimiento; investigación, introducción y transferencia de tecnología; documentos e información sobre educación y formación Materiales; documentos y materiales de información e inteligencia otros documentos y materiales con valor de utilización y conservación; Los documentos anteriores recuperados de wmxz.net incluyen resoluciones, decisiones, reglamentos, reglas y regulaciones y otros documentos normativos, diversos documentos de reuniones, registros importantes, planes de trabajo, planes de trabajo, resúmenes de trabajo, salarios laborales, condiciones comerciales, documentos de personal, Decisiones, poderes, acuerdos, contratos, planos de proyectos, avisos, dibujos técnicos, planos, información del fabricante y otros documentos con valor de referencia, así como las principales funciones, actividades, empleados de Baili Group, etc.

La información de la empresa también incluye materiales audiovisuales: archivos de fotografías (incluidas fotografías de noticias, tecnología y arte, que consisten en negativos, fotografías y descripciones de texto originales y pirateados (incluidos negativos originales y copias); , y descripciones de texto); archivos de grabación (incluidos discos y cintas de vídeo (incluidas actividades políticas, económicas, tecnológicas, de entretenimiento y publicitarias);

3. Todos los centros/departamentos y personas de la empresa respetarán las presentes Medidas y asumirán la obligación de recoger, organizar, archivar, archivar y proteger los documentos y materiales.

Capítulo 2 Sistema de Gestión y sus Responsabilidades Institucionales

4. Implementar un sistema de gestión que combine la gestión centralizada y descentralizada. La Dirección General del Grupo es responsable de la gestión de los principales documentos y materiales, y supervisa y orienta la gestión de documentos y materiales de otros departamentos. Se establece un centro de control de documentos en la oficina del gerente general, con un administrador del centro de control de documentos responsable de los principales documentos y materiales de la empresa, bajo el liderazgo directo del departamento de gestión de sistemas. La responsabilidad del Administrador del Centro de Control Documental es garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos y documentos originales de la empresa y de los diversos departamentos, así como su facilidad de uso.

5. El centro de control documental no es sólo el departamento administrativo de gestión funcional de los documentos y materiales de la empresa, sino también una institución que preserva y protege permanentemente documentos y materiales, y también es un centro de intercambio de información que desarrolla y Utiliza recursos documentales y materiales.

Principales responsabilidades del Centro de Control Documental:

Responsable de planificar y coordinar el trabajo documental de la empresa, y supervisar, orientar e inspeccionar el trabajo documental de cada centro/departamento.

Formular y organizar la implementación de las normas y reglamentos de la empresa relacionados con el trabajo documental.

Responsable de la recopilación, resumen, organización, clasificación, identificación, almacenamiento, protección y estadísticas de los documentos de la empresa e información relacionada.

Implementar estrictamente el sistema de confidencialidad y hacer un buen trabajo en el control de clasificación, confidencialidad y descifrado de documentos y materiales.

Llevar a cabo actividades de promoción y consulta de literatura, hacer un buen trabajo en la apertura y utilización de literatura y servir activamente a las diversas tareas y empleados de la empresa.

Dar pleno rendimiento a la función educativa de los documentos y materiales y hacer del Centro de Control Documental una de las bases de formación y educación de la empresa.

Llevar a cabo una investigación recopilatoria sobre el desarrollo y el intercambio de información literaria y aprovechar al máximo el papel de la información literaria como fuente de información.

Organizar el aprendizaje y la formación empresarial de los gestores documentales de los distintos departamentos de la empresa, y ser responsable de orientar su trabajo.

Realizar labores de prevención de incendios, prevención de robos y prevención de insectos para garantizar la seguridad de los documentos y la información.

Capítulo 3 Gestión de documentos

Recolección de documentos y materiales de verbos intransitivos:

Establecer y mejorar el sistema de archivo, aclarar el alcance del archivo, el tiempo de archivo y el período de almacenamiento (El período de almacenamiento se divide en almacenamiento permanente, almacenamiento, etc.

); indica el número de versión del documento.

Tomar diferentes medidas para recopilar información y documentos incompletos;

Instar de inmediato a que los documentos completos se entreguen para su reciclaje, y organizarlos y archivarlos una vez finalizada la inspección.

7. Archivado, archivo y gestión de documentos:

Distinguir todo el clan y determinar la unidad de archivo.

Clasificación: Según la fuente, época, materia, contenido y orden alfabético del documento, se divide en varios niveles y categorías. La clasificación se divide en categorías, departamentos, niveles de clasificación y niveles de confidencialidad.

Las principales categorías son: Sistema/Reglamento: S; Documentos: f; Información: d;

Abreviatura pinyin del departamento: Control de materiales: wk; Gestión de salud: SG; Compras: CG; ;Mercado: SC;Ventas: xs;Equipo: sb;Centro de fabricación: ZZ; : YJ; Centro financiero: CW; Sucursal de Guangzhou: gz; Sucursal de Shanghai: SH; Sucursal de Hong Kong: XG;

Confidencial está representado por y, no confidencial está representado por n.

. Categoría: Alto secreto: como; Confidencial: cs; Secreto: PS; Ninguno: OP

Principio de codificación: la codificación es un número de doce dígitos, □ (categoría de documento) □ (las dos primeras letras del departamento) □ (Confidencialidad)□□(número de copias)□□□□(número de serie). Por ejemplo, el código de un sistema en la oficina del director general es SZJNOP.

Antes de archivar, clasifique los datos en archivos de tareas pendientes.

Disposición de los expedientes del caso: divida los expedientes del caso en tres categorías: permanentes, de largo plazo y de corto plazo. Coloque los expedientes del caso en los expedientes junto con el texto principal, los manuscritos, las solicitudes de archivos adjuntos y las respuestas. , etc., y prepare un directorio de archivos de casos y un directorio de archivos de casos.

. A la hora de organizar los documentos, el grosor debe ser el adecuado, entre cm y cm. Si el material es demasiado estrecho, se debe rellenar; si el material es demasiado ancho, se debe doblar cuidadosamente; si la letra es difícil de leer, se debe adjuntar una copia del título correctamente;

Organizar todos los documentos y sistema de información de la empresa, determinar el periodo de almacenamiento, elaborar un directorio de documentos (tarjeta), organizarlos y almacenarlos en un orden determinado.

Limpiar archivos e información de vez en cuando para eliminar información innecesaria; reparar y copiar materiales dañados y descoloridos.

Realizar estadísticas sobre el envío y recepción de documentos, número de ficheros, utilización, etc. e informar periódicamente a las autoridades competentes. Los controladores de documentos a tiempo parcial o completo de varios departamentos y empresas afiliadas del grupo deben enviar la información relevante al controlador de documentos con regularidad (dos veces al mes, al principio y a mediados de mes).

El plazo de conservación de los documentos de la empresa se divide en tres tipos: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Si está entre dos períodos de almacenamiento, el período de almacenamiento debería ser más largo. Los documentos y materiales que hayan excedido su período de retención serán identificados y destruidos de acuerdo con las normas pertinentes.

Las empresas deben adoptar medidas de gestión estrictas para evitar la fuga de documentos.

8. Almacenamiento de documentos:

Prevenir daños a documentos y datos, extender la vida útil de los datos y mantener la seguridad de los datos;

. La empresa debe establecer un lugar especial o una biblioteca de archivos especial para almacenar documentos e información.

Hacer un buen trabajo en la prevención de robos, impermeabilización, impermeabilización, polillas, polvo y roedores; , protección contra altas temperaturas y fuerte protección contra la luz. En la sala del centro de control de documentos, las puertas y ventanas deben ser fuertes y seguras.

9. Préstamo y utilización de documentos:

El personal de nivel director y superiores puede tomar prestados documentos no confidenciales directamente a través del administrador del centro de control de documentos. Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestados documentos no confidenciales por necesidades laborales, deberá completar el "Formulario de Solicitud de Préstamo de Documentos" (adjunto), el cual podrá ser leído únicamente después de haber sido firmado por el gerente del departamento y revisado por el sistema. Responsable del departamento de gestión de la dirección general.

Los documentos de la empresa se dividen en tres niveles: top secret, secret y secret. Está prohibida la lectura de documentos ultrasecretos. Los documentos ultrasecretos sólo se pueden leer en el centro de control de documentos y no se permite su préstamo. Se pueden tomar prestados documentos confidenciales después de la aprobación, pero el tiempo de préstamo no excederá 1 hora. El préstamo de documentos e información confidenciales dentro del departamento será aprobado por el jefe del departamento, y el préstamo entre departamentos será aprobado por el jefe del sistema; el préstamo entre sistemas será aprobado por el director general.

Cuando el gerente general se encuentre ausente por asuntos oficiales, podrá encomendar la aprobación al subdirector general o al director de la oficina del gerente general con base en el contenido del poder.

Los archivos generales solo se pueden leer en el Centro de control de documentos y los documentos archivados se pueden tomar prestados. El prestamista debe completar los procedimientos de registro.

El plazo de préstamo no es superior a una semana y se devolverá al vencimiento; si necesitas volver a pedir prestado deberás renovarlo.

Los prestatarios de documentos y materiales deben conservar adecuadamente los materiales para garantizar su integridad y no se les permite alterarlos, perfilarlos, cortarlos, extraerlos, desmontarlos o destruirlos sin autorización, y prestan atención a la seguridad y la confidencialidad; Está estrictamente prohibido reimprimirlos, copiarlos, prestarlos o perderlos sin autorización. Al devolver documentos y materiales prestados, se debe inventariarlos personalmente. Si se descubre que están perdidos o dañados, se debe informar al supervisor de manera oportuna.

Al tomar prestados documentos y materiales de unidades externas, debe tener una carta de presentación de la unidad. Puede tomar prestados documentos y materiales sólo con la aprobación del gerente general, y no debe quitárselos. el centro de control de documentos. El contenido copiado también debe ser aprobado por el director general antes de poder retirarlo.

Las formas de utilizar documentos e información en la empresa incluyen:) proporcionar documentos e información originales;) proporcionar copias de documentos e información;) proporcionar información de índice de literatura.

Con la solicitud o consentimiento del responsable del departamento de publicaciones, el centro de control de documentos debe proporcionar activamente a varios departamentos y empleados servicios de información para la preparación e investigación de documentos de la empresa, incluida principalmente información sobre estrategias comerciales. , información de gestión, información de producto e información técnica especial.

Capítulo 4 Identificación y Destrucción de Documentos y Materiales

Ningún individuo o departamento de la empresa podrá destruir documentos de la empresa sin permiso. Cuando algunos documentos y materiales alcancen la fecha límite de destrucción, el administrador de documentos completará el "Formulario de aprobación de destrucción de materiales y documentos de la empresa" (adjunto), lo enviará al jefe del departamento y al gerente del departamento de gestión de sistemas para su revisión y lo implementará después de la aprobación. por el director general del grupo. Todos los documentos e información confidenciales deben destruirse con la aprobación del director general. Los documentos generales sólo pueden destruirse con la aprobación del director del departamento de gestión del sistema.

Al realizar la destrucción, el director general o el subdirector general encargado deberá designar una persona que supervise la destrucción y firme la lista de destrucción.

El administrador del centro de control de documentos debe inspeccionar cuidadosamente los documentos y materiales obsoletos de la empresa aprobados para su destrucción, preparar una lista de destrucción (adjunto) y combinar el "Formulario de aprobación de destrucción de materiales y documentos de la empresa" aprobado con el "Lista de documentos de destrucción" 》 Archivarlos juntos y guardarlos permanentemente.

Capítulo 5 Disposiciones complementarias

El Centro de Control Documental utiliza activamente sistemas de información informática para gestionar documentos y materiales con el fin de mejorar la eficiencia de la gestión.

La Dirección General es la responsable de interpretar y complementar las presentes Medidas. Entrará en vigor a partir de la fecha de su promulgación.

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